今年，虹信公司新进的大学生达到60人左右，有的对企业信息化/SAP ERP感兴趣，有的对INFOR WMS感兴趣，有的分配在西门子PLM领域，系统集成的新人也不少，电子商务网站还陆续补充新人......这不，前几天，收到几位刚毕业大学生同事的邮件，发现他们又重复了我刚开始使用电子邮件时的一些错误，为了让他们少走弯路，特将此文送给这些使用电子邮件有误区的同事们。
    电子邮件作为重要的沟通工具，在企业内部、商务沟通场合的使用都非常频繁，但对于刚开始使用电子邮件、或使用较长时间而未注意的人来说，却容易犯一些错误，但只要多为收件人着想一下就不会有问题。想象一下你收到一大堆这样的邮件：发件人是看不懂的火星文、没有主题，没有正文，就一个附件，附件名也是火星文。你会怎么处理呢？因此在撰写邮件时下面几点是需要特别注意的：
    1、使用自己的真名作为发件人。一般邮件客户端工具都有设置发件人的地方，将发件人设置成："SAP ERP"<saperp@changhong.com> 这样的格式。这有能让对方一眼就看出邮件是谁发送的，并知晓我们的邮件地址。
    2、填写有意义的主题。邮件主题不能太长也不能太短，更不能空白。邮件的主题一定要简明扼要，能够明确表达出邮件的中心思想(如：XX公司企业信息化方案）。这有助于对方了解我们发送这份邮件需要表达的意思，并安排自己的工作优先级。
    3、使用合适的称呼。在一般的正式场合，对于有职务的收件人，应该使用含有职务的称呼，如“XXX经理”等。在非正式场合的沟通中，至少得有个称呼，表示起码的尊重。
    4、书写详细的正文。应该在邮件正文中详细书写自己想要表达的意思，可以通过使用编号、表格、图片等表达手段，提高邮件的可读性。邮件正文一定不能空白。
    5、使用统一的签名。一般邮件工具都可以设置统一的签名，自动添加在每封邮件的后面。有的公司在入职时会帮你设置好公司统一格式的签名。签名中应该包括我们的公司、职务、通讯地址、联系电话、电子邮件、QQ等，这有助于对方在需要时很快联系到我们。
    6、正确的使用附件。一般来说，能在正文中表达内容，尽量不要使用附件，因为打开附件需要额外的时间，另外在移动设备中打开也不方便。但特殊情况除外，如需要用附件填报的统计表格等；使用了附件的一定要在邮件正文中提醒对方查收附件，并简单描述附件的内容。因为有时我们可能忘记上传附件，或者出现乱码，甚至丢失；发送附件时，附件的数量和体积都不能太大，如果超过了3个，建议打包压缩后发送；附件的名称一定要有意义，最好能概括附件的内容，对于报送统计数据类的邮件，最好在附件名后加上自己的名字，千万不能使用空格和特殊字符、因为有的设备可能会打不开。